Bölüm 8: Felaket Haberlerine Hazırlanmak

Bir acil durum olduğunda, haber kanallarının geleneksel olarak iki farklı bilgi kaynaklı görevi olur. İlki, insanlara acil durumla karşılaştıklarında ne yapacaklarıyla ilgili bilgi vermektir. Bu bilgi, yerinde, belirgin ve açık olmalıdır. Genelde bu bilgi, devlet makamlarından, ordudan, polis görevlilerden, itfaiyeden veya herhangi bir resmi makamdan gelmektedir.

Haber kurumları için ikinci görev ise, her gün yaptıkları (yapması gerektiği) bir şey; önemli bilgileri adil, herhangi bir çıkar ve önyargı gözetmeden paylaşmak.

Günümüzde ise bunlara bir üçüncüsünü eklemek gerekmektedir. İnsanlar, bir acil durumda öncelikli olarak sosyal medya üzerinden bilgi edinirler. Haber kurumları böyle bir durumda, acil durumlar ve afetlerle ilgili birincil bilgiyi veren yerler olmaktan ziyade, kendilerini, gerçekle kuru gürültüyü, söylentiyle doğruluğu ayıran; önemli bir ikincil doğrulama kaynağı konumunda bulurlar.

Hazırlıklı olmak, kesin bilgiyi, ihtiyacı olan kişilere ulaştırmada ve doğru olmayan bilgiyi yanlışlıkla yaymadığınızdan emin olmanızda fayda sağlar.

Kaos ve karışıklık durumunda, kişileri güvenli tutmak ve kaynağınızın güvenilir olması için neleri yaptığınızdan emin olmalısınız? Bu bölümde, kendinizi ve çalışma arkadaşlarınızı kaliteli ve zamanında bilgilerle, bir acil duruma karşı hazırlamanız için belirli yollara bakacağız.

Hazırlıklı olmanın esasları

İlk olarak bilgi verme durumunda, organizasyonuzun ne rol oynayacağına karar vermelisiniz. Haber mi yapacaksınız ve/veya uyarılarla ve zamanında tavsiyelerle toplumu mu uyaracaksınız? Avustralya Yayıncılık Kuruluşu bu ikisini ayırmaktadır. Haber merkezimiz haber vermekte, yerel radyodaki programlarımız ve belirli bir kapsamda 24 saat yayın yapan haber kanalımız News24 resmi uyarıları ve tavsiyeli bildirmekte, ardından olayı haberleştirmektedir.

Avustralya Yayıncılık Kuruluşu, acil durumu ilgilendiren resmi uyarıları ve diğer kaynaklar tarafından sağlanmış bilgileri -bunlara sosyal medya, dinleyici çağrıları ve kurtarma yayınları da dahil olmak üzere- acil durum yayıncılığı politikası gereğince iletmekle yükümlüdür.

Yerel bilgiler

Rolünüz belirtildiği üzere, yapmanız gereken, kendi çalışanlarınızı yerel kaynaklardan gelen bilgilere hızlı geri dönüş yapmaları ve gelebilecek tehditlerin olası sonuçları konusunda bilgilendirmelisiniz. Bu bilgilendirme, bölgenizde ne gibi acil durumların oluşabileceğinin analizi ve bunlara karşılık olarak yapılacak hazırlıkları içermelidir.

Bu konuyla ilgili düşünmeniz gereken bazı sorular;

• Bölgenizdeki en yaygın ve bölgenize en büyük etkiyi bırakacak olası doğal afet nedir?
• Ne gibi suç veya acil durumlar ortaya çıkabilir?
• Bölgenizdeki kritik binalar ve yapılar nelerdir (otoyollar, köprüler vb)?
• Hedef haline gelebilecek önemli hükümet veya devlet makamları veya askeri üsler bulunmakta mıdır?
• Kazaların meydana gelebileceği üst yapı unsurları veya riskli yollar bulunmakta mıdır?
• Hangi bölgeler/mahallelerde çeteler, asi gruplar vb. bulunmaktadır?

Olası durumları listeledikten sonra, resmi veya resmi olmayan, işe yarar, önemli bilgileri sağlayabilecek kaynakları tespit etmeniz gerekir. Bu listede acil durum çalışanlarının yanı sıra (acil durum çalışanlarına Facebook, Twitter gibi sosyal medya platformlarından erişilebiliyor mu? Hazırda durması için bir liste oluşturabilirsiniz) üniversitelerdeki uzmanlar, sivil toplum kuruluşları, devlet kurumlarına, şirketlere ve organizasyonlara ulaşabilme imkanı sağlayacak yolları da içermelidir.

Telefon numaraları, Twitter hesapları, Facebook sayfalarını toparlayıp, hepsini ulaşılabilir halde olan bir formata dönüştürdükten sonra ister bir veritabanı oluşturun isterseniz diğer yollarla bir araya getirin. Temas halinde olacağınız kişi ve kurumları böyle organize etmeniz, bir acil durumda işinize çok yarayacaktır.

Bağlantılar kurmak

Her gazeteci veya insani yardım çalışanının irtibatta olacağı kişilere ihtiyacı vardır. Ama bu ihtiyaç sadece telefon numarası ve detaylar değil, aynı zamanda onlarla belirli bir ilişki kurmanızı da gerektirmektedir. Güvenilir kaynaklar sizin ihtiyacınız olduğunda bilgi alabileceğiniz kaynaklardır ve onların da size karşı bir güveni olmalıdır.

Güven, acil bir durum anında bir anda gelişmeyecektir.

Ayrıca sizin de aktif olmanız gerekiyor, mümkünse kaynaklarınzla yüz yüze buluşun, onları haber merkezinize, ofisinize veya çalıştığınız yere davet edin. Onların sağladığı bilgilerle onlara ne yapabileceğinizi gösterin. Kaynaklarınızın mesajını, ihtiyacı olan insanlara nasıl ileteceğinizi açıklayın.

Zamanınızı, onların acil bir durum anında nasıl çalıştığını gözlemlemeye ayırın. Bütün bu süreçte onların üzerindeki baskıyı ve çalışma koşullarını anlamaya çalışın. Kaynaklarınızla böyle bir kişisel ilişki kurmanız, kaynağınıza birden çok talep gelmesi halinde size öncelik sağlayacaktır.

Bütün kaynakla ilişki kurmanın yanında, acil durum merkezi çalışanları, diğer kurum/organizasyonlar ve izleyicilerinizle olan ilişkinizi de gözden geçirin.

İzleyicileriniz sizin zamanında bilgi ulaştıracağınızı; onların bu bilgileri zamanında göreceklerini ve duyacaklarını biliyorlar mı? Sizin acil bir durum anında ne gibi hizmetler sunacağınızı ya da sunamayacağınızı biliyorlar mı?

Haber merkezleri için, hazırlıklı olma hikayeleri okurlara yardım etmek için bir kaynak olacağınıza yönelik mesaj iletilmesini sağlar. Örnek olarak, ABC’de, yaklaşmakta olan yangın sezonunun nasıl olacağını ve acil durum çantası hazırlamak için rehberi içeren haber yapıyoruz. Haber kanalları veya yardım kuruluşları tarafından, bunun gibi bilgiler içeren haberler, kamu yararına nasıl yardımcı olabileceğinizi gösterir.

Ayrıca karşı taraftan gelen bilgiler de önemlidir. İzleyiciniz ve etrafınızdaki kişiler, acil bir durumda sizin için önemli bir bilgi kaynağı haline gelir. İzleyicilerinizi, ellerinde bulunan bilgilerle ilgili aramaya, elektronik posta atmaya ve mesaj atmaya teşvik edin. Bu genelde trafik oluşan yerler, hava durumu fotoğrafları ve diğer bilgileri içerecektir.

Çalışanlarınızı eğitmek

ABC’de biz, Acil Durum Yayın Planı’na büyük önem veririz. Bu plan yayındayken resmi açıklamaları nasıl ele alacağımızı veya haber için kullanılacak haritalarla insanlara nasıl yardımcı olabileceğimiz gibi detayları içerir.

Bu plana canlı yayından sunucuların topluma nasıl yardımcı olabileceklerini içeren detaylar da dahildir. Bu konu hakkındaki bilgiler, çeşitli acil durum müdahele kurumlarından gelmektedir. Bu bilgilere örnek olarak şunları verebiliriz: “Küvetinizi suyla doldurun ki olası bir su basıncının düşmesi durumunda çıkabilecek yangınları engelleyin.” veya “Bütün kasırga koruyucularını bağlayın ve etkilenebilecek camları bantlayın ya da gerekli malzemeyle kaplayın.”

Hazırlığınızın bir bölümü de halka yardım etmek için kullanabilecek bilgileri toplamakla ilgili olmalıdır. Bu bilgileri önceden kaynaklarınıza ulaşarak sağlayabilirsiniz. Sizi kaynaklarınıza yeniden ulaştıracak ve bilgilerinin güncel oluduğundan emin olabileceğiniz dahili bir sistem oluşturmanız sizin yararınıza olur.

Örnek olarak Kuzey Avustralya’da hortumlar büyük bir tehlike arz eder. Hortumlar az çok mevsimsel olarak oluştuğundan, hortumların zamanları tahmin edilebilir. Hortum oluşabilecek sezon öncesinde, yerel bilgilerimizi güncelleriz ve gerekli kurumlarla iletişime geçerek elimizdeki bilgilerin ve kontakların doğruluğunu kontrol ederiz. Çalışanlar küçük gruplarda bir araya getirilerek, gerekli prosedürlerden geçirilir.

Bu sadece plandaki bilginin geçerli olup olmadığını kontrol etmek için değil ayrıca zamanında gözden kaçmış ilişkileri de bu sakin zamanda gözden geçirmemizi sağlar.

Çalışanlarımızı eğitirken çok yararlı bulduğumuz bir yöntem ise önceki deneyimlerden çıkarılabilecek varsayımsal durumları kullanmaktır. Varsayımsal durumlar çalışanlarınızı öyle bir senaryo durumunda ne yapacaklarını düşünmeye ve bazen de en mantıklı yöntemin ne olabileceğine dair tartışmaya zorlar. Teknoloji ve aletler çok çabuk değişir bu yüzden bu yöntem sizin yöntemlerinizin güncelliğini korumasına yardımcı olur.

Biz aşağıda belirtilen varsayımsal soruları farklı derecelerde kullanıyoruz. Örnek olarak:

• Faciaya neden olabilecek bir hava durumu sunulduğunda ne yapmalı ?
• Stüdyoyu boşaltmanız istendiğinde ne yaparsınız?
• Normal çalışma zamanınızdasınız ve afet uyarısı gelirse ne yaparsınız?

Çalışma sağlığı ve güvenliği önemli bir konudur. Çalışanlarınızın tehlike arz eden yerlerde ne yapılmasıyla ilgili gerekli eğitime sahip olduğuna emin olun. Avustralya’da yangın ve acil durum kuruluşları, yangın alanlarında çalışacak medya çalışanlarına eğitim verir, çalışanlar bu gerekli eğitimi almadan yangın alanına gönderilmezler.

Acil durum yönetimi kuruluşları genelde gazetecileri eğitmek için programlar açarlar. Bu eğitimler örneğin, gazetecilere yangın çıkmış bir alanda nasıl çalışmaları gerektiğine ilişkin bilgi veriyor olabilir. Böyle eğitimlere katılmak özellikle haber yapılacak alanın sadece eğitimle akredite olmuş gazetecilere açık olduğu gibi zamanlarda yararlı olabilir. (Eğitim kendi başına gazeteciler için acil durum kuruluşlarından kontaklar bulma konusunda, gazetecilere yardımcı olabilir.) Yardım kuruluşlarının insanları eğitmesi önemlidir çünkü yardım kuruluşları etkilenmiş alanlarda uzun süreler boyunca kalabilmektedir.

Son olarak, ekibinize yeni katılan üyeleri unutmayın. Bizim kuruluşumuzda, acil durum konusunda yayın yapacak ekibin işe alımından itibaren iki hafta içinde eğitim görmesi gerekiyor. Unutmayın, malesef acil durumlar açılacak yeni bir eğitimi beklemez!

Dahili iletişim

Dışarıdan olan paydaşlarla hızlı iletişim kurmak önemli değildir. İş akışını düzenlemelisiniz ve kendiniz ile iş arkadaşlarınız arasında gerçekleşecek iletişim için plan yapmalısınız.

Düşünülmesi ve cevaplanması gereken bazı sorular :

• Kuruluşunuzdaki diğer insanların neler yaptığı ile ilgili nasıl iletişim kuracaksınız? • Nelerin paylaşılacağı, basılacağı, yayınlanacağı hakkında son kararı kim verir ? • Acil durum anında kaldırılması gereken bir paywall var mı? • İnternet sitenizde ayrılmış özel bir bölüm var mı? • Teknik yardım ekibinizin neleri bilmesi ve yapması gerekiyor? Sosyal medya ekibi ve site yaratıcıları ne bilmeli? • Aktarıcılarınız ve diğer altyapı unsurlarınız güvenli mi?

ABC’de, kayda değer bir acil durum anında, elektronik posta üzerinden gönderilen Durum Raporu (Situation Report-SitRep) adını verdiğimiz bir sistem geliştirdik. Böylece herkesin tehlikenin farkında olmasına, ABC’nin nasıl tepki vereceğini ve kimin dahili olarak acil durumu yöneteceğini bu raporla belirtmiş olduk.

“SitRep” (Durum Raporu) sadece dahili bir iletişim için yardımcı bir araç değil aynı zamanda yöneticiler için yoğun bilgi kirliliği tehlikesine karşı, koruyucu bir kontrol mekanizması olarak çalışır.¹

İlgili çalışanlar için e-posta dağıtım grupları oluşuturulur ve düzenli olarak, dağıtımın rahat gerçekleşmesi için kontrol edilir. Ayrıca SMS dağıtım listeleri ve diğer bilgi dağıtım yollarını düşünebilirsiniz. (Biz, son dakika haberleri için acil durum uyarısı iletebilen, dahili e-posta ve SMS dağıtımı yapan Whisper programını kullanıyoruz.)

Büyük bir acil durum sırasında, New South Wales’de yaşanan orman yangınları gibi, çalışanlarımızın geri kalanına, afet yayınıyla ilgilenen ekibimizi, afetle ilgili röportajlar için aramamasını rica ettik. Ayrıca etkilenen bölge dışındaki ekiplerimizin, acil durumla ilgilenen kurum ve kişileri aramamalarını istedik. Bazen kurum dışından gelen isteklerle ilgilenebilmek için birisini görevlendirebiliyoruz böylece acil durumla ilgilinen ekibimizin sorun yaşamamasını sağlamış oluyoruz.

Bilgilerin nasıl toplanacağı, kontrol edileceği ve daha sonrasında yayın için nasıl süzgeçten geçeceği gibi bir iş dağılımını düzgün oturtmak doğrulama işlemi için önemlidir. Doğrulama işini kim yapıyor ve bunu kim gözden geçiriyor ? Bir çok kişinin baktığı bir bilginin katkı sağlayabileceğinden nasıl emin olabilirsiniz ? Bu gibi soruları gözden geçirmek acil durum anında önem taşır.

Toparlanma yayını

Kurumlar, genellikle afetin en kötü zamanlarında yayın yapmak ve tepki vermek ister ancak afetten etkilenmiş yerlerin ve kişilerin toparlanması aylar, yıllar alabilir. Haber merkezleri, bu kişilere, afet sonrası kullanabilecekleri gerekli bilgileri ulaştırmayı da planlamalıdır. (Bu konuyla daha çok insani yardım kuruluşlarının ilgilenmesi gerekir çünkü onlar bu alana daha fazla önem vermektedir.)

Afet sonrası en çok şikayet edilen konulardan biriyse, afetten etkilenmiş kişilerin yalnız ve ilgisiz kalmasıdır dolayısıyla toparlanma sürecinde afet bölgesinde olmak, kuruluşunuza güven kazandırır.

Kendi kurum çalışanlarınızın toparlanmasına da yardım etmeyi unutmamalısınız. Hizmetlerinizi daha iyi sunmak için, sahada çalışanlarla bilgi alma toplantısı yapmak, sahada ne gibi sorunlar yaşandığına ve bir sonraki afette haberciliğinizi nasıl daha iyi bir hale getirebileceğinizi konuşmak açısından önemlidir. Bir sonraki afet illa ki gerçekleşecektir, kaçamazsınız…

Çalışanlarınızı bireysel olarak da kontrol etmelisiniz. Afetler genellikle travmatik olabilir, bu sadece afet alanında bulunanlar için de geçerli değildir. Çalışanlarınız kişisel olarak ya da ailesinin risk altında olmasından dolayı etkilenmiş olabilir.

2009’da Avustralya’nın Victoria eyaletinde gerçekleşen “Kara Pazar” orman yangınlarından sonra, bir çok çalışan, yangından etkilenen çaresiz durumdaki insanlardan aldığı telefonlardan dolayı kendilerini kötü hissetmişlerdir.

2011’de Queensland’deki sellerden yıllar sonra, inatla işlerini yapmaya çalışan personel, travma sonrası stres bozukluğu yaşadıklarını belirtmişlerdir.

Çalışanlar ve yöneticilerin stresin belirtilerinin farkında olmaları ve bununla nasıl başa çıkacaklarını bilmeleri çok önemlidir.

Planınız olmadan bir acil durumun haberini yapabilirsiniz ancak bir plan oluşturup, gerekli dış ilişkileri kurup, kendi organizasyonunuz içinde iletişim kanalları açıp ve çalışanlarının durumunu eğitimlerle, vereceğiniz desteklerle, bilgi toplantılarıyla daha iyi hale getirirseniz, yaptığınız haber daha az stressiz ve daha fazla etkili olur.

Yardım kuruluşlarına tavsiyeler

Yardım kuruluşları hedef kitlesinin kimler olduğunu gözden geçirmelidir. Yardım kuruluşları bilginin kaynağına ulaşıp, sahada olan kişilere çalışmalarını yönetmek için mi ulaştıracak? Elinizdeki bilgileri devlet ve medya kaynaklarına mı ulaştıracaksınız? Halkla sosyal medya kanalları üzerinden mi iletişim kuracaksınız ?

Unutmayın, eğer siz insanlara ne yaptığınızı haber vermeyecekseniz, kim haber verecek? Birileri haber verecek ve verdiği haber doğru olmayabilir. Bilgi kirliliği ve eksikliği olmadığından emin olun.

• < Önceki
• Sonraki : Vaka Çalışması 8.1: NHK 2011 Japonya Depremini Nasıl Haberleştirdi ve Ne Öğrendi